Arbeitsgesetze 2023: Was Arbeitgeber wissen sollten

Es gab 2023 zahlreiche Änderungen im Arbeitsrecht,  die für Arbeitgeber von zentraler Bedeutung sind. Dieser Artikel bietet einen kompakten Überblick über die wichtigsten Arbeitsgesetze 2023 und neuesten HR-Vorschriften sowie deren Implikationen für Unternehmensführung und Personalplanung.

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Die wichtigsten Arbeitsgesetze 2023 im Überblick

Auch 2023 gab es Änderungen im Arbeitsrecht, die für das Management von Unternehmen sowie für die HR-Compliance wichtig sind. Nicht immer entfalten diese Arbeitsgesetze 2023 schon ihre volle Wirkung. Manche werden dies erst im Jahr 2024 tun. Aber Personaler sollten sie alle kennen.

Hier sind die wichtigsten Vorschriften der Änderungen im Arbeitsrecht 2023:

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU):

Seit 1. Januar 2023 wird die papierbasierte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch eine elektronische Version ersetzt. Ärzte übermitteln die Bescheinigungen digital direkt an die gesetzlichen Krankenkassen und Arbeitgeber müssen diese digital abrufen.

Für die verschlüsselte Datenübertragung sind technische Voraussetzungen wie eine zugelassene Software (etwa ein entsprechendes Entgeltabrechnungsprogramm) notwendig. Der Abruf der Daten kann außerdem nur erfolgen, wenn der Arbeitnehmer zuvor seine Arbeitsunfähigkeit (AU) und deren voraussichtliche Dauer ärztlich feststellen lassen hat (Feststellungspflicht gem. § 5 Abs. 1a EFZG). Der Arbeitnehmer muss das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens am vierten Tag der Erkrankung ärztlich feststellen lassen. Der Arbeitgeber kann die ärztliche Feststellung auch bereits früher fordern. Davon zu unterscheiden ist die Mitteilungspflicht gemäß § 5 Abs. 1 EFZG: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. In der Praxis bedeutet das, dass Arbeitgeber keine pauschalen Anfragen für alle Mitarbeitenden auf einmal an die Krankenkasse richten können.

Es gibt einige Ausnahmen. So gilt das eAU-Verfahren nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer, für bestimmte Gruppen wie Minijobber in Privathaushalten, oder wenn die Arbeitsunfähigkeit von Privatpraxen im In- oder Ausland festgestellt wird.

Die für die Entgeltfortzahlung wichtige Frage der Vorerkrankungen erfragen Arbeitgeber bei den Krankenkassen nun ebenfalls elektronisch, und zwar über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL).

Laut dem Fachportal für Arbeitgeber der AOK ist eine Vorerkrankungsanfrage aber nur zulässig, wenn:

• Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit ein Nachweis vorliegt.
• Es mindestens eine Vorerkrankung in den sechs Monaten vor der aktuellen gab.
• Die kumulierten AU-Zeiten der letzten zwölf Monate (inklusive der aktuellen) mindestens 30 Tage ergeben.

Auch wenn die eAU jetzt fast seit einem Jahr verpflichtend ist – in der praktischen Umsetzung gibt es nach wie vor einige Herausforderungen. Dazu gehört beispielsweise der Wegfall der ursprünglich vorgesehenen automatischen Übermittlung eines Nachweises an den Arbeitgeber im Fall von Erkrankungen über die Entgeltfortzahlungsdauer hinaus. Einen hilfreichen Überblick zu derartigen Fragen gibt das oben verlinkte Fachportal der AOK. Noch Genaueres zum Thema AU findest du in unserem Artikel Krankmeldung nach Kündigung: Und nun?

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BEA-Verfahren

Das BEA-Verfahren („Bescheinigungen elektronisch annehmen“), mit dem Unternehmen Bescheinigungen digital an die Agentur für Arbeit übermitteln, ist zwar bereits seit 2014 bei Unternehmen aller Größen etabliert. Aber seit 1. Januar 2023 gab es auch hier zwei Änderungen, die Personaler nicht übersehen sollten:

1.    Die elektronische Übermittlung von Bescheinigungen an die Agentur für Arbeit über das BEA-Verfahren ist jetzt nicht mehr freiwillig, sondern verpflichtend. Das gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse und alle Arbeitgeber ausnahmslos.

Folgende Bescheinigungen sind betroffen:

·         Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III)

·         Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts gemäß § 312a SGB III (EU-Arbeitsbescheinigung)

·         Nebeneinkommensbescheinigung gemäß § 313 SGB III

2.    Das Widerspruchsrecht von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gegen die elektronische Datenübermittlung ist ab 2023 entfallen. Unternehmen müssen die Beschäftigten, für die eine Arbeitsbescheinigung erstellt wird, nicht mehr über die elektronische Datenübermittlung informieren.

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Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG):

Zu den neuesten HR-Vorschriften gehört das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen und soll Personen (häufig Whistleblower genannt), die Hinweise über Missstände oder rechtswidrige Handlungen in Organisationen aufdecken, vor Repressalien schützen. Es ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und eines der Arbeitsgesetze 2023, die umfangreiche Änderungen für Arbeitgeber mit sich bringen.

Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern galt ab diesem Datum die Pflicht, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Für Betriebe ab 50 Mitarbeitern lief die Übergangsfrist am 17. Dezember 2023 aus. Folglich sind inzwischen alle Arbeitgeber (auch öffentliche) ab 50 Mitarbeitern verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem zum Schutz der Whistleblower zu betreiben.

Was du nicht überlesen solltest: Das HinSchG gilt für Unternehmen in ausgewählten Branchen wie Wertpapierdienstleister und bestimmte Versicherungen (beispielsweise Pensionsfonds) unabhängig von der Zahl der Beschäftigten, also schon ab nur einem Mitarbeiter! Die Auflistung der betroffenen Branchen findet sich in § 12 Abs. 3 HinSchG.

Zu den durch das Gesetz sanktionierten Repressalien zählen:

1. Kündigung, Abmahnung
2. Verweigerung einer Beförderung
3. Geänderte Aufgabenverteilung und sonstige Disziplinarmaßnahmen
4. Diskriminierung, Rufschädigung, Mobbing

Die wichtigsten Vorschriften des HinSchG umfassen laut Bundesministerium der Justiz (BFJ):

• Anwendungsbereich: Zunächst betrifft das Gesetz alle Personen, die im Kontext ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen. Das können also auch Lieferanten, Anteilseigner oder beauftragte Selbstständige sein.

Gegenstand können alle straf- sowie bußgeldbewehrten Verstöße sein, wenn sie Regelungen betreffen, die dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder den Rechten von Beschäftigten dienen.

Außerdem gilt das HinSchG für alle Rechtsvorschriften zur Umsetzung bestimmter EU-Regelungen sowie unmittelbar geltender EU-Rechtsakte, etwa der Bekämpfung von Geldwäsche, Vorgaben zum Gefahrguttransport oder Bestimmungen zur Lebensmittelsicherheit.

• Meldekanäle: Ein Hinweisgeber kann eine Meldung schriftlich, mündlich oder persönlich abgeben. Ebenfalls wichtig zu wissen ist, dass sich Whistleblower auch gleich an externe Meldestellen, zum Beispiel an das Bfj (Bundesamt für Justiz) oder die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) wenden können.
• Vertraulichkeitsgebot: Die Identität der Hinweisgeber sowie der in den Meldungen erwähnten Personen ist zu schützen und darf nur in Ausnahmefällen herausgegeben werden.
• Personelle Zuständigkeit: Es sind Meldestellen-Beauftragte zu bestimmen, die die Meldungen entgegennehmen und bearbeiten. Diese Personen sollten unabhängig handeln können und über die notwendige Fachkunde verfügen.
• Bearbeitungsfristen: Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang einer Meldung muss eine Bestätigung an den Hinweisgeber erfolgen, und innerhalb von drei Monaten müssen Informationen über ergriffene Folgemaßnahmen (laut Gesetz etwa eine unternehmensinterne Nachforschung oder das Einschalten einer zuständigen Behörde) mitgeteilt werden.
• Mögliche Sanktionen: Laut Informationen der IHK Stuttgart werden Verstöße gegen das HinSchG als bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten behandelt, wobei folgende Details gelten:

o   Bis zu 50 Euro für die Verhinderung einer Meldung, das Ergreifen einer Repressalie (oder der Versuch dazu) oder die leichtfertige Missachtung des Vertraulichkeitsgebots (10.000 Euro bei fahrlässiger Missachtung). Das betrifft die Verantwortlichen im Unternehmen.

o   Für das Unternehmen selbst kann sich das Bußgeld verzehnfachen und somit bis zu 500.000 Euro betragen.

o   20.000 Euro, wenn das Unternehmen der Einrichtung einer internen Meldestelle nicht nachkommt.

Tipp: Lies zum Thema auch unser Interview mit Dr. Thomas Altenbach, CEO von LegalTegrity.

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Verjährung von Urlaubsansprüchen:

Es gab auch im Urlaubsrecht wichtige Aktualisierungen. Entscheidungen sowohl des Europäischen Gerichtshofs vom 22. September 2022 und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 20. Dezember 2022 haben Auswirkungen auf die Verjährung von Urlaubsansprüchen.

Demnach verjähren nicht genommene Urlaubstage von Arbeitnehmern nicht, solange der Betrieb die jeweiligen Mitarbeiter nicht auf den (Rest-)Urlaubsanspruch hingewiesen hat. Anders ausgedrückt: die seit Langem laut BGB bekannte Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche von drei Jahren beginnt erst, wenn der Arbeitgeber in jedem Einzelfall den Arbeitnehmer darauf hingewiesen hat.

Dasselbe gilt übrigens auch bei der Frage, ob Urlaub im Zusammenhang mit einer Langzeiterkrankung verfällt. Laut Bundesarbeitsgericht gilt nun, dass Urlaub aus dem Jahr, in dem ein Arbeitnehmer vor seiner Erkrankung noch gearbeitet hat, nur dann verfällt, wenn der Arbeitgeber darauf hingewiesen hat. 

Aber: Die schlimmsten Befürchtungen, die viele Arbeitgeber nach der Verkündigung des BAG-Urteils hatten, nämlich dass jetzt sogar ehemalige Arbeitnehmer Abgeltungsansprüche für nicht genutzten Urlaub auch aus grauer Vorzeit geltend machen könnten, sind nicht eingetreten. Näheres dazu erklärt unser Blogbeitrag Urlaubsplanung im Unternehmen: Was geschieht mit Resturlaub?

Diese Aktualisierungen im Urlaubsrecht sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großer Bedeutung und sollten beachtet werden, um HR-Compliance auch 2023 sicherzustellen.

Arbeitszeiterfassung

Auch in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung gab es 2023 eine wichtige Änderung. Das Bundesarbeitsgericht hat nämlich klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch und elektronisch zu erfassen und zu dokumentieren.

Die Entscheidung stützt sich auf das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019, welches fordert, dass sämtliche Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden müssen, einschließlich der Anfangs- und Endzeiten sowie der Pausen (EuGH Rs. 55/18 CCOO).

Ein neuer Entwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sieht vor, wie die Erfassung der Arbeitszeit genau erfolgen soll. Dieser Entwurf umfasst sowohl das Arbeitszeitgesetz als auch das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Es wird erwartet, dass die Zeiterfassung elektronisch und am selben Arbeitstag erfolgen muss, wobei der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit dokumentiert werden sollen. Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeiten nicht selbst erfassen, sondern kann dies an den Arbeitnehmer oder auch an Dritte delegieren, beispielsweise an den jeweiligen Vorgesetzten.

Im Gesetzentwurf sind Ausnahmen von der elektronischen Zeiterfassung geplant. Kleinere Unternehmen bis zu 10 Beschäftigten könnten etwa davon ausgenommen werden. Es ist auch möglich, dass Tarifparteien eine andere Form der Zeiterfassung, etwa in Papierform, vereinbaren können.

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Derzeit gibt es noch keinen festen Zeitplan für die Verabschiedung eines entsprechenden Gesetzes. Immerhin hat das BMAS eine FAQ zur Arbeitszeiterfassung auf seiner Website veröffentlicht.

Weitere Arbeitsrecht-Änderungen 2023 kurz und knapp

Hier sind stichwortartig weitere Änderungen im Arbeitsrecht 2023:

1.     Unternehmensnummer: Seit 2023 haben alle Mitglieder der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen in Deutschland eine einheitliche 15-stellige Unternehmensnummer für vereinfachte Kommunikation, die die alten Nummern ersetzt und automatisch umgestellt wurde.

2.     Mindestausbildungsvergütung: Ab 2023 erhöht sich die Mindestausbildungsvergütung für Azubis, die keiner Tarifbindung unterliegen. Eine weitere Anpassung pro Ausbildungsjahr erfolgt zum 1. Januar 2024. Die Werte kannst du dieser DIHK-Tabelle entnehmen.

3.     Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung: Seit Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung von Lohnabrechnungsdaten an die Rentenversicherung in Deutschland verpflichtend, mit möglicher Befreiung bis 2026 und Nutzung eines geprüften Abrechnungsprogramms. Diese Regelung ist Teil der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP), die eine Übermittlung der Abrechnungsdaten vor der Betriebsprüfung an die Rentenversicherung vorsieht.

4.    Wegezeitenentschädigung Bau: Seit Anfang 2023 müssen Arbeitgeber im Baugewerbe ihren Mitarbeitenden die Fahrten zur Baustelle bezahlen. Die Details dieser Wegezeitentschädigung hängen von verschiedenen Faktoren ab.

5.     Kurzarbeit: Zum 1. Juli 2023 ist die pandemiebedingte Sonderregelung zum vereinfachten Zugang zum Kurzarbeitergeld entfallen. Bis Ende Juli 2023 konnten sich Arbeitgeber pauschal die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge für ausgefallene Arbeitszeit wegen beruflicher Weiterbildung während der Kurzarbeit erstatten lassen.

6.     Rückzahlungsklauseln für Personalvermittlungskosten: Eine Klausel, die Arbeitnehmenden die Erstattung von Personalvermittlungskosten bei frühzeitiger Kündigung auferlegt, ist unwirksam. Das Bundesarbeitsgericht entschied mit Urteil vom 20.06.2023, dass dies das Recht des Arbeitnehmenden auf freie Wahl des Arbeitsplatzes unangemessen beeinträchtigt.

7.     Betriebsratsvorsitzender und Datenschutzbeauftragter: Eine Person darf nicht gleichzeitig beide Funktionen innehaben, da dies Interessenkonflikte bergen kann (BAG, Urteil vom 06.06.2023, Az. 9 AZR 383/19)

8.     Videoüberwachung als Beweismittel: Aufnahmen aus einer offenen Videoüberwachung dürfen als Beweis vor Gericht verwendet werden (kein grundsätzliches Verwertungsverbot), selbst wenn die Überwachung nicht vollständig datenschutzkonform war (BAG, Urteil vom 29.06.2023, Az. 2 AZR 296/22).

9.    Leiharbeit und Equal-Pay-Grundsatz: Per Tarifvertrag kann ein niedrigeres Gehalt für Leiharbeitnehmende festgelegt werden, sofern Ausgleichsvorteile gewährt werden, die eine Neutralisierung der Ungleichbehandlung ermöglichen. Eine Abweichung vom Equal-Pay-Grundsatz ist also möglich (BAG, Urteil vom 31.05.2023, Az. 5 AZR 143/19).

10. Betriebsrente bei Teilzeit: Die Kürzung der Betriebsrente bei Teilzeitbeschäftigung ist zulässig und stellt keine Diskriminierung dar, sofern sie dem Zweck der Erhaltung des letzten im Erwerbsleben erarbeiteten Lebensstandards dient. BAG, Urteil vom 20.06.2023, Az. 3 AZR 221/22.

11.   Entsendung von Kraftfahrern: Am 28. Juni 2023 wurde das Gesetz zur Regelung der Entsendung von Kraftfahrern und Kraftfahrerinnen im Straßenverkehrssektor und zur grenzüberschreitenden Durchsetzung des Entsenderechts verkündet. Mit ihm wird geklärt, dass das Entsenderecht (siehe hierzu das Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG) grundsätzlich auch im Straßenverkehr gilt.

12.   Mitbestimmung bei grenzüberschreitenden Umwandlungen: Durch das im Januar 2023 verabschiedete Gesetz über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer bei grenzüberschreitendem Formwechsel und grenzüberschreitender Spaltung (MgFSG) will der Gesetzgeber verhindern, dass durch Umwandlungsprojekte (zum Beispiel die Verlegung des Unternehmenssitzes in ein anderes Land) Mitbestimmungsrechte beeinträchtigt werden („Flucht aus der Mitbestimmung“).

13. Telefonische Krankschreibung: Seit Dezember 2023 können dem Arzt bekannte Patienten mit leichten Symptomen eine telefonische Krankschreibung für bis zu fünf Tage erhalten. Diese Regelung gilt jetzt dauerhaft.

Und zum Schluss noch dieses Schmankerl:

14.  Sechste Aus- und Weiterbildungsdienstleistungenarbeitsbedingungenverordnung: Wenn du bisher dachtest, das längste deutsche Wort sei Donaudampfschiffahrtsgesellschaftskapitän, kennst du die Weiterbildungsdienstleistungenarbeitsbedingungenverordnung noch nicht. Details findest du hier: BMAS - Sechste Aus- und Weiterbildungsdienstleistungenarbeitsbedingungenverordnung

Änderungen im Arbeitsrecht 2023 auf EU-Ebene

Die EU und ihre Mitgliedstaaten legen zunehmend Wert auf verbesserte Arbeitsbedingungen, die Work-Life-Balance und den Schutz bestimmter Arbeitnehmergruppen. Unternehmen, die in der EU tätig sind, müssen sich auf diese Änderungen einstellen und ihre Abläufe entsprechend anpassen.

Neben der EU-Richtlinie für transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen von 2019, die in Deutschland im Juli 2022 umgesetzt wurde und insbesondere die Anforderungen des Nachweisgesetzes erweiterte, spielt eine weitere Arbeitsgesetzgebung 2023 eine wichtige Rolle:

Die Richtlinie (EU) 2023/970 vom 10. Mai 2023 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit zwischen Männern und Frauen durch Lohntransparenz und Durchsetzungsmechanismen ("EU-Lohntransparenzrichtlinie")

Die Richtlinie zielt darauf ab, Maßnahmen zur Beseitigung des geschlechtsspezifischen Lohngefälles (Gender Pay Gap) zu ergreifen. Das schließt weitgehende Auskunftsrechte zu gezahlten Entgelten für (zukünftige) Arbeitnehmern sowie die Verpflichtung für Arbeitgeber, Gegenmaßnahmen zu ergreifen ein.

Die EU-Regelungen, die teilweise erheblich über das derzeit geltende Entgelttransparenzgesetz hinausgehen, müssen innerhalb von drei Jahren von den Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt werden.

Ausblick für 2024

Auch 2024 wird zahlreiche arbeitsrechtliche Änderungen mit sich bringen. Hier ein kleiner Vorgeschmack:

• Sozialversicherungsbeiträge: Ab dem 1. Januar 2024 ändern sich wieder die Beitragsbemessungsgrenzen für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
• Ausgleichsabgabe für unbesetzte Pflichtarbeitsplätze von Schwerbehinderten: In Deutschland müssen Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten mindestens 5 % ihrer Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Mitarbeitern besetzen. Wird die Quote verfehlt, fällt eine gestaffelte Ausgleichsabgabe bis zu 360 Euro pro Monat und unbesetztem Platz an. Neu ab 2024: Wird kein schwerbehinderter Arbeitnehmer beschäftigt, gilt jetzt eine erhöhte Ausgleichsabgabe von 720 Euro pro Monat für jeden unbesetzten Pflichtplatz. Das ist mehr als doppelt so viel wie bisher.
• Kinderkrankengeld: mit Wirkung zum Januar 2024 werden die Änderungen zum Kinderkrankengeld eingeführt und die Anspruchstage auf Kinderkrankengeld bei häuslicher Betreuung erhöht. Danach können Elternteile in 2024 und 2025 15 statt wie bisher 10 Arbeitstage pro Kind Kinderkrankengeld beziehen, Alleinerziehende 30 Arbeitstage statt wie bisher 20.
•  Elternzeit und Elterngeld: Ab 2024 müssen Arbeitgeber den gesetzlichen Krankenkassen Beginn und Ende der Elternzeit melden. Zudem ist eine Elterngeldreform geplant, die die Einkommensgrenze, ab der kein Anspruch besteht, schrittweise auf 175.000 Euro senkt. Auch in diesem Fall ist das Gesetz noch nicht verabschiedet.
• Mindestlohn: Ab Januar 2024 steigt der Mindestlohn von 12,00 auf 12,41 Euro, ab 2025 dann auf 12,82 Euro brutto pro Stunde. Zusätzlich wurde zum 1. Dezember 2023 die Achte Mindestlohnverordnung im Gerüstbauer-Handwerk beschlossen. Ab diesem Datum gilt ein Mindeststundenentgelt vom 13,60 Euro brutto, welches ab 1. Oktober 2024 auf 13,95 Euro brutto steigt.

Soweit der Überblick zu Arbeitsrechtsänderungen, die 2023 und darüber hinaus für HR relevant waren. Allerdings ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn du detailliertere Informationen benötigst und verlässliche und pragmatische Lösungen für deinen Personaler-Alltag brauchst, bieten sich die Arbeitsrecht-Module und die rechtssicheren Vorlagen von twinwin an. Das ist fundierte Expertise zum Festpreis.